فن اتخاذ القرار وحل المشكلات الادارية

13/10/2019 01:30 | التعليقات : 0

فن اتخاذ القرار وحل المشكلات الادارية

 لم يأتِ مصطلح اتخاذ القرار وحل المشكلات من فراغ، فقد ظهرت بعض جوانب الخلل في الحقل الإداري الذي تولّد عنه ضرورة ظهور حلول جذرية لهذه المشاكل واتخاذ قرارات مصيرية تأخذ بركب العمل الإداري إلى بر الأمان وتُوجد له سبيلًا جديدًا لمعرفة الأصلح والأنفع من حيث التكلفة والوقت والجهد، فكلها عوامل تصب في صالح العمل الإداري الذي يعمل على  تحقيق التقدم كهدف مبدئي من مبادئه، لذلك فإن اتخاذ القرار الصائب وإيجاد حلول عميقة في هذا الجانب العملي من الحياة الإدارية هو أول ما يهتم به المدير الناجح الذي يحافظ على العمل الإداري الذي يسير جنبًا إلى جنب مع الضوابط النظرية التي تم وضعها لهذا الشأن.

للاطلاع على اهمية الحصول على دورة حل المشكلات واتخاذ القرارات و دورات إدارية

مفهوم العمليات الإدارية

لكي نتطرق إلى مفهوم اتخاذ القرار وحل المشكلات في ظل المفهوم الإداري الشامل بشكل مستفيض فإننا يجب أولًا أن نعلم ما هي العمليات الإدارية فهي المفهوم الشائع والمتداول بين العديد من الدراسات وتنقسم إلى عدة فروع هي في الأصل بعض الخطوات التي تؤدي إلى نجاح العملية الإدارية وهي:

التخطيط: هي خطوة أولية لابد منها بل لابد في أي عملٍ من الأعمال الحياتية أن يقوم على التخطيط، فالتنفيذ الجيد لكل ما يواجهك من أمور حياتك لابد وأن يكون له تخطيط، فالأولى بالكيان الإداري العظيم الذي يسعى إلى نجاح محقق أن يكون له تخطيط جيد يؤهله لنيّل هذه المكانة، فيساعد الإدارة العليا على اتخاذ القرار وحل المشكلات التي تكون سببًا في تعثرها، فيبدأ مدير التخطيط الناجح بطرح الأسئلة التي تدور حول كل ما يخص العمل الإداري في نطاق متى؟ وكيف؟ وأين؟  وكم تكلفتها؟ ثم يقوم بوضع جدول زمني معياري لتنفيذ نواتج هذه التساؤلات في ظل ظروف المنشأة من حيث الموظفين المؤهلين للتنفيذ والهيكل التنظيمي لهم والموارد المالية.   

التنظيم: بعد أن تمت عملية التخطيط الجيد لابد وأن يكون هناك في حيّز اتخاذ القرار وحل المشكلات من يقوم بتنظيم وتنسيق الأدوات المادية والبشرية لتنفيذ هذه الخطة فيأتي دور التنظيم الذي يقوم بتوضيح بيئة العمل فيحدد لكل شخص المهمة المنوط بها وتحديد أشكال العلاقة المهنية فيما بينهم مع تحديد للمجالات والأنشطة المتبعة في سبيل هذا التنفيذ آخذًا في الاعتبار وجود حالة من الترتيب للأولويات بحيث لا تفقد العملية التنظيمية قيمتها.

التوظيف: إن المنشأة الآخذة في سبيل التقدم وتحقيق مبدأ اتخاذ القرار وحل المشكلات لابد وأن تعي أن المورد الأصلي لها وقيمتها في سوق العمل ومركز الثقل الأساسي فيها هو الموظفين القائمين على إنجاحها، فبدونها لن تستطيع المنشأة الـمُضي قُدُمًا في ركب التطور؛ لذلك فالتوظيف ينبني في الأصل على التخطيط لاختيار الموظفين ثم الانتقاء المتميز للأشخاص المؤهلين وهم ذوي الكفاءة المهنية والشخصية ثم توظيفهم بالمنشأة ومتابعتهم بعد ذلك من حيث تقييم أدائهم وتوفير خطط تدريب وتطوير مهني لهم وتحديد تدرجات السلم الوظيفي والترقيات ونظم المكافآت العلاوات والانتقالات فيما بين فروع المنشأة وأقسامها وطرق ونظم إنهاء الخدمة وما يتعلق بها.

التوجيه: عملية التوجيه في إطار اتخاذ القرار وحل المشكلات يمكن أن نطلق عليها عملية القيادة، فهي الخاصة بقيادة الأفراد في المؤسسة على أساس طرق علمية متميزة، وإذا ما نظرنا لماهية القيادة فسنجد أن من تعريفاتها: "إنجاز الأعمال بمعرفة الآخرين" فعلى كل قيادي أن يوجه ويرشد إلى كل ما هو نافع للمنشأة، ثم لا يكون التوجيه توجيهًا فاعلًا باتخاذ بعض الخطوات الشخصية ولكن القيادي الناجح لابد وأن يُنحي كل ما هو شخصي حتى ينجح في الوصول بالمنشاة إلى بر الأمان.

الرقابة: يأتي دور الرقابة في نظرية اتخاذ القرار وحل المشكلات كخطوة منطقية وعملية على أرض الواقع، فبعد أن تمت جميع العمليات الإدارية بشكل ناجح وفعال جاء دور الرقابة ليكون الأمر أكيدًا ودقيقًا فتحدد إذا ما كانت كل هذه الخطوات ناجحة أم مجرد شعارات، وهل قامت المنشأة بالفعل بتحقيق أهدافها المخططة من قبل وأن تنفيذها جاء وفقًا للأهداف والمعايير الموضوعة بكل الوسائل الفردية والمادية أم لا، وهكذا تمضي عملية الرقابة كضوء يُسلط على كل ما تقوم به المؤسسة من عمليات ثم تحدد النافع فيها وغير النافع من خلال تحديدها للأداء الفعلي ولكي تُسهل على أصحاب رأس المال عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات فيجب عليها أن تقيس هذا الأداء الفعلي على نحو الدقة ثم تضع في تقاريرها مقدار الانحراف عن المعايير الموضوعة وليس فقط وإنما كيفية تصحيحه.

للتعرف على أقوى سلسلة دورات في الادارة والقيادة وأنواعها

المشكلات الإدارية وأنواعها

تقوم المؤسسات الناجحة باتخاذ القرار وحل المشكلات في إطار علمي ووفق أسس تم دراستها على نهج إداري قويم، ولكن الأمر لا يستقيم على حال دومًا فلابد من ظهور مشاكل تعوق سير العمل الإداري، ولكي تتم الحلول الجذرية لهذه المشكلات يجب أن نعلم بالتحديد طبيعة المشاكل ومدى تأثيرها على النمط الإداري العام والفرق بين كل مشكلة وأخرى، ثم ندرك أن المشكلة هي عنصر ذخيرة للشركة لكي نتعلم منها ومن خلال ذلك نحاول جاهدين على عدم حدوثها مرةً أخرى.

تُصنف أنواع المشكلات الإدارية وفق أكثر من تصنيف :

من حيث الفترة الزمنية: فقد تكون متفاقمة أي مستمرة في التزايد أو متلاشية فتزول مع الوقت دون تدخل إداري أو ثابتة وهي التي تستلزم التدخل العملي للوصول إلى اتخاذ القرار وحل المشكلات بصورة صحيحة.

من حيث ردة الفعل: قد تكون مشكلة مفاجئة ولم يكن أحد يتوقع حدوثها أو تكون مُتوقعة حيث تم توقع حدوثها من قبل.

من حيث التكرار: قد تكون متكررة وبشكل دوري أو تكون طارئة ويندر حدوثها.

من حيث لأفراد المشكلة: قد يسبب فيها أكثر من فرد أو فرد واحد أدى إلى حدوثها.

من حيث القِدم: قد تكون قديمة منذ فترة كبيرة ولم يتم علاجها أو حديثة جدّ حدوثها.

من حيث إستراتيجية المؤسسة: قد تحدث المشكلة نتيجة لوضع ضوابط خاطئة بالمنشأة مما يؤدي إلى عدم اتساق الأفراد معها ووجود خلل إداري واضح مما يستدعي وضع سياسة اتخاذ القرار وحل المشكلات في المنشأة.

ومن الواضح أن أهمية هذه التصنيفات يكمن في طريقة علاج كل مشكلة ووضع الضوابط اللازمة لتلافي حدوثها في المستقبل وقد يؤدي ذلك إلى عمل طريقة عملية لتنفيذ دورة حل المشكلات واتخاذ القرارات التي ترفع من أداء المؤسسة ككل.

كيفية إدراك المشكلة

يسعى كل كيان إداري إلى اتخاذ القرار وحل المشكلات التي تواجهه أثناء القيام بدوره الموكل به ولا شك أن هذا هو عين الصواب فعدم اتخاذ إجراءات جِدية من شأنها تقدم المؤسسة والمحافظة على علاقة الأفراد فيها بالإدارة وعدم الاهتمام بتنظيم سير العمل كل هذه عوامل تؤدي في النهاية إلى وجود مناخ عام غير صحي في بيئة العمل؛ ولكي تدرك الإدارة المشكلة القائمة فإنها لابد وأن تكون لديها جهة تحليلية حادة النظر في بواطن الأمور حتى يتسنى لها الوصول الجيد للمشكلة ومَن ثَمَّ علاجها.

 لقد رأينا أنه في مجال اتخاذ القرار وحل المشكلات أشار الباحث والمستشار الإداري (توماس ويديل) إلى أن المبدأ الأساسي والهدف الأولي عند علاج مشكلة ما هو تحديدها ثم تحليلها وإعادة النظر فيها، وقد أشار إلى أن معظم القائمين على الحلول الإدارية لا يأخذوا بعين الاعتبار ماهية المشكلة وتحديدها  كما ينبغي وإنما فقط يتطرقون سريعًا إلى سرعة الحل، فقد لا تكون هذه المشكلة بالفعل هي التي يريدوا علاجها وقد تكون هناك أخرى ولم ينتبهوا لذلك وبالتالي فإن عدم تحليل المشكلة على نحوٍ دقيق قد يولد مشاكل أخرى الإدارة في غِنى عنها.

ما هي المقومات التي على أساسها تم تحديد المشكلة؟

بعد أن كان الهدف الأساسي للإدارة هو اتخاذ القرار وحل المشكلات فإننا يجب أن نسعى لتحقيقه كما ينبغي، ولكن هناك ضوابط عملية لا يمكن الاستغناء عنها للوصول إلى الحل الأمثل، وفيما قبل ذلك يجب أن نسأل سؤال هام وهو كيف قمنا بالتأكد من وجود مشكلة؟ ومن المؤكد أنه وفقًا للضوابط العامة في المنشأة والتي وضعتها الإدارة تم اكتشاف المشكلة من جميع جوانبها وتم تحديدها وتحليلها والتأكد من أنها سبب في بطء العمل العام في المنشأة أو سبب في سوء العلاقات بين الموظفين، ويتم هذا التحديد وفقًا للتالي:

• إدارة تحليل وإحصاء: لا ينكر أحد دور التحليل الإحصائي الذي على أساسه يتم رصد أي مشكلة وتحديدها ثم السعي لحلها عن طريق نظرية اتخاذ القرار وحل المشكلات.
• * أسلوب رقابة متميز:   الإدارة الرقابية لسير جميع الأعمال داخل الشركة لابد وأن يظهر أمامها العديد من المشاكل الإدارية التي يسهل عليها تحديدها ذلك لأنها في حقل العمل ومواكبة له خطوة بخطوة مما يستدعي دورة حل المشكلات واتخاذ القرارات توصي بها الإدارة الرقابية.
• * التخطيط الأولي المعياري:   إذا ما قامت إدارة التخطيط وضع خطط وأهداف مقررة ومحددة فإن من السهل اكتشاف وجود المشكلة التي قد حادَ الأفراد عنها مما نتج عنه ظهور المشكلة.

أخطاء يجب تجنبها عند الحلّ

لا يكون اتخاذ القرار وحل المشكلات فعالًا إلا بتجنب بعض الأخطاء ومنها:

اختيار أشخاص دون أشخاص: تحديد عناصر حل المشكلة أمر هام والعنصر الأساسي في ذلك هو الفرد القادر على الحل فاختياره يكون على وجه الدقة وعدم اختيار غيره الذي ليس له علاقة بالمشكلة.

إجراء تحسين يبعد عن مصدر المشكلة: وقد يكون ذلك ناتجًا للوقوع في خطأ عدم تحديد المشكلة بدقة وبالتالي أصبح العلاج بعيدًا عن المشكلة ذاتها.

عدم التحليل الجيد والرقابة: الإهمال قد يؤدي إلى تحليل غير منضبط مما يؤثر على الحل ثم إن الرقابة غير الفعالة لابد وأن تؤدي إلى نتائج خاطئة.

اهمال دور التكنولوجيا: عدم الاهتمام بدور التكنولوجيا لا يؤدي إلى حلول جوهرية للمشكلة قلا شك أن التكنولوجيا في زماننا العناصر من أهم ما يتم استخدامه في طرق اتخاذ القرار وحل المشكلات.

للإطلاع على دورات تقنية المعلومات والتكنولوجيا

كيفية التعامل مع المشاكل وتحليلها وطرق حلها

بعد أن تم التسليم بوجود مشكلات حاصلة تقوم إدارة المؤسسة باتخاذ القرار وحل المشكلات التي تم اكتشافها فإن ذلك يتطلب حكمة في التعامل مع تلك المشكلات ويتم ذلك وفقًا لما يلي:

التحليل والتحديد: تحديد المشكلة بدقة وتحليلها من كافة الجوانب.

معرفة أسبابها: لماذا تم ظهور هذه المشكلة؟ هذا هو السؤال الذي يُلح على خاطر الإدارة الناجحة، إذ أن الضوابط والمعايير منضبطة فلابد من وجود أسباب خارجية أدت إلى ظهور المشكلة.

تحديد البدائل : لابد وأن لكل مشكلة حل معين فبمعرفة البدائل المتاحة في اتخاذ القرار وحل المشكلات يسهل حلها الفعلي.

خطة ناجحة للحلّ : بعد أن تم توافر المعرفة للبدائل المتاحة وتحديد أفضلها فيجب أن يتم ذلك وفق منهج علمي مُنظم يكون من خلال خطة طموحة لحل هذه المشاكل.

الرقابة والتأكد من تنفيذ الخطة : العين الثاقبة بعد الخطة أمر هام للتأكد من السير نحو المسار السليم وأن المشكلة في سبيلها للحل.

وختاماً يتضح لنا أن القائم على اتخاذ القرار وحل المشكلات لا يستطيع أن يعمل بمفرده في ظل سياسات نظرية وغير ملائمة للواقع العملي، وإنما تتضافر الجهود المبذولة من خلاله ومن خلال جميع الأفراد بالمنشأة حتى الوصول إلى كل شاردة وواردة لها علاقة بالمشكلة الحاصلة ثم إتباع أبرز الطرق العلمية والتكنولوجية للحلّ، والتنقيب عما كل ما هو جديد وفريد في مجال العمل الإداري وإتباع مبدأ عدم الرتابة والتقليدية في ممارسة الحلول، فالعالم ولابد للحقل الإداري أن يواكب هذا التغير، ثم في النهاية يجب أن يكون مُتخذي القرار يبتعدون عن سياسة الأيدي المرتعشة التي قد تأخذ بالأمر كله إلى الفشل العام بالمنشأة.

اقرأ المزيد من المقالات عبر مدونة مركز ملتقى الخبرات