اولا قبل البدء في شرح دورة المحاسبة المالية 

فهم شجرة الحسابات وهي : -

الفهارس

لا يقتصر إعداد الفهارس على فهرس الحسابات فحسب و إنما  يتم إعداد الفهارس الأخرى كفهرس الأصناف و الموردين و الزبائن و الأقسام و الموظفين أيضا باستخدام الترميز الرقمي غالبا وسيتم التركيز و التوسع في شرح دليل (فهرس) الحسابات

دليل(فهرس) الحسابات

لتسهيل عملية الترحيل ونقل البيانات من دفتر اليومية لدفتر الأستاذ ظهرت الحاجة لترقيم أرقام الصفحات بدفتر الأستاذ، وكذلك لتسهيل عملية الرجوع إلى هذه الصفحات فيما بعد للحصول على المعلومات المطلوبة، ويرى الباحث أنه إذا كان بالإمكان الاستغناء عن دليل الحسابات في النظم اليدوية فإنه لا يمكن العمل بدون دليل الحسابات  في النظم الإلكترونية إذ يعتبر الدليل مقوما أساسيا من مقومات النظام المحاسبي المحوسب.

 هذا ويعرف دليل الحسابات بأنه "عبارة عن قائمة أو كشف بجميع الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ العام  مقسمة في مجموعات متناسقة بحيث يسهل الوصول إليها أو الإضافة إليها عند الحاجة"(بشادي، 1995، ص 219)

خطوات إعداد الدليل

ويتم إعداد دليل الحسابات بعد

1. حصر الحسابات المستخدمة
2. وتقسيمها في مجموعات متناسقة

أ- حسابات مركز مالي

• أصول (ثابتة  - متداولة )
• التزامات (التزامات قصيرة الأجل - التزامات طويلة الأجل )
• حقوق ملكية  ( رأس المال – أرباح محتجزة – احتياطيات)

ب- حسابات نتيجة (قائمة دخل)

• إيرادات (إيرادات رئيسة - إيرادات أخرى)
• مصروفات تكاليف (تكلفة البضاعة المباعة – مصروفات إدارية و تمويلية وتسويقية)

1.  ثم استخدام إحدى طرق الترميز.

الترميز:- هو تمييز الحسابات بإعطائها رقم أو رمز أو خليط منهما(حرف ورقم)

أنواع الترميز

أ-أبجدي

ب-رقمي (كتل – مجموعات – أرقام عشرية)

ج-مختلط (حرف ورقم ) كترميز أرقام المساقات بالجامعة و أرقام القاعات(L504)

دليل(فهرس) الحسابات

ملاحظة و غالبا ما يستخدم في الأنظمة المحاسبية الترميز الرقمي .

هذا وتنقسم طرق الترميز الرقمي إلى كل من طريقة الكتل الرقمية ، وطريقة المجموعات ، وطريقة الأرقام العشرية.

• طريقة الكتل الرقمية ( عدد من الأرقام المحجوزة لمجموعة متناسقة من الحسابات)

• أصول ثابتة  (1000- 1999)

1000 الآراضي

1001 المباني

1002 الآلات

• أصول متداولة (2000-3999)

2000 الصندوق ريال

2001 الصندوق جنية

2010 البنك العربي

2011 البنك الإسلامي

2050 الأوراق المالية

التزامات قصيرة الأجل(4000 -5000)

4000 مخصص ضريبة الدخل

4001 ضريبة المرتبات

4002 ضريبة القيمة المضافة المستحقة

4020 الدائنون

  التزامات طويلة الأجل

• حقوق ملكية  ( رأس المال – أرباح محتجزة – احتياطيات)

ب- حسابات نتيجة (قائمة دخل)

• إيرادات (إيرادات رئيسة - إيرادات أخرى)
• مصروفات تكاليف (تكلفة البضاعة المباعة – مصروفات إدارية و تمويلية وتسويقية)

ب-طريقة المجموعات

ويحبذ استخدام هذه الطريقة في أنظمة الحاسوب ولذلك لسهولة

عرضها والتعامل مها.

يتم بناء دليل الحسابات بهذه الطريقة علي شكل جذور و فروع أو علي شكل

جد – أب – ابن أو ما يعرف بالحسابات الرئيسية و الحسابات الفرعية.

ملاحظة يتم ترتيب الأصول و الالتزامات حسب درجة السيولة بينما يتم ترتيب حسابات الإيرادات و المصروفات كثرة الاستخدام فمثلا المبيعات تتم بشكل يومي فيتم وضعا كأول  رقم ضمن الإيرادات

ويرى الباحث أن إعداد الدليل بعناية عند تصميم النظام، يحقق للمنشأة مجموعة من المزايا،  كما يجنب الشركة مشاكل وصعوبات إذا أعادت المنشأة تصميم الدليل نتيجة التقصير لحظة الإعداد ، ولذلك  ينبغي مراعاة مجموعة من الشروط عند إعداد الدليل.

شروط إعداد الدليل (فهرس الحسابات)

1-الشمول بحيث يتضمن كافة أنواع الحسابات في الوحدة الاقتصادية

2- كما ينبغي أن يكون الدليل مرنا بحيث يمكن أن يستوعب أية إضافات لم تكن متوقعة عند إعداده .

3- ثابتا بمعنى أن يتم توحيد الحسابات وألا يتم تعديلها حتى لا تفقد دلالتها وفعاليتها في إجراء المقارنات بين الفترات المحاسبية

4-الفعالية بحيث تعكس الحسابات الأحداث التي تتم لكل مركز من مراكز المسئولية.

مزايا استخدام الدليل (الفهارس)

1. سرعة إعداد وتجهيز البيانات
2. سرعة استخراج التقارير
3. يوفر الدقة في إجراء المقارنات بين القوائم المالية للفترات المختلفة، والمنشآت المتماثلة
4. سرعة التعرف على الحسابات الفرعية والإجمالية ،كما يسهل اكتشاف الأخطاء والمسئولية عنها.   

وشكرا

التعليقات